La diferencia entre una boda que sale bien y una que da problemas suele estar en las preguntas que no se hicieron antes de firmar. Este listado recoge las 25 preguntas imprescindibles que debes hacer a cualquier espacio antes de comprometerte. Imprimidlo, llevadlo a las visitas y no dejéis ninguna sin respuesta. Una pregunta incómoda hoy os puede ahorrar un disgusto (y miles de euros) mañana.
Sobre el espacio
- ¿Cuál es la capacidad máxima real? No la del folleto, sino la que permite cena sentada + pista de baile cómodamente. Una sala para "200 personas" puede quedarse en 150 con mesas redondas y espacio para bailar.
- ¿Hay un mínimo de invitados? Muchos espacios exigen un mínimo (p.ej. 80 personas) o cobran un mínimo garantizado aunque vengáis 50.
- ¿Cuál es el plan B si llueve? Si el espacio principal es exterior, ¿hay interior cubierto con capacidad equivalente? ¿Tienen carpas? ¿Quién paga la carpa?
- ¿Tenemos exclusividad ese día? En hoteles y espacios grandes, es posible que haya otra boda el mismo día. Aseguraos de la exclusividad o al menos de zonas separadas.
- ¿Cuántas horas incluye el alquiler? ¿Desde qué hora podemos montar y hasta qué hora debemos desmontar? Las horas extra suelen costar 200-500€/hora.
Sobre catering y bebida
- ¿Puedo traer mi propio catering o estoy obligado a usar el del espacio? Si es catering exclusivo, ¿puedo hacer un tasting previo?
- ¿El precio del menú incluye bebida? ¿Cuántas horas de barra libre? ¿Qué marcas de alcohol incluye? La barra libre "básica" y la "premium" pueden diferir en 15-30€/persona.
- ¿Se puede personalizar el menú? ¿Hay menú infantil? ¿Alérgenos y dietas especiales? ¿Cuánto cuesta un menú celíaco o vegano?
- ¿Cuándo es la prueba de menú? ¿Está incluida en el precio? ¿Para cuántas personas?
- ¿Hay descorche si traemos nuestro propio vino? En fincas con catering libre no debería haber, pero en hoteles es habitual (5-15€/botella).
Sobre logística
- ¿Hay parking suficiente? ¿Cuántos coches caben? ¿Es gratuito? ¿Hay alguien que gestione el aparcamiento?
- ¿Hay acceso para personas con movilidad reducida? Rampas, ascensores, baños adaptados. Es una obligación legal y una necesidad ética.
- ¿Cuántos baños hay? La regla general: 1 baño por cada 30-40 invitados. ¿Son suficientes? ¿Es necesario alquilar baños portátiles?
- ¿Hay habitaciones para los novios? Una suite nupcial incluida es habitual en hoteles, pero en fincas hay que preguntar.
- ¿Hay zona para prepararse (getting ready)? ¿La novia y el novio pueden prepararse en el espacio antes de la ceremonia?
Sobre música y normativa
- ¿Hasta qué hora se puede poner música? Esta es LA pregunta que más parejas olvidan. Muchas fincas rurales tienen límite a las 00:00-01:00h por normativa de ruido. Otras permiten hasta las 04:00-05:00h. Preguntad siempre.
- ¿Hay limitaciones de decibelios? Algunos espacios tienen limitadores de sonido instalados que bajan el volumen automáticamente.
- ¿Hay conexión eléctrica suficiente? Un DJ necesita al menos 3.000W. Un grupo en vivo, 5.000-10.000W. ¿El espacio tiene potencia suficiente o hay que alquilar un generador? Consulta DJ o grupo en vivo.
Sobre contrato y pagos
- ¿Cuánto es la señal? Lo habitual es entre el 10-30% del total al firmar. ¿Es reembolsable?
- ¿Cuáles son las condiciones de cancelación? ¿Qué pasa si cancelo 12 meses antes? ¿Y 6 meses? ¿Y 1 mes? ¿Se puede cambiar de fecha sin penalización? Esto es crítico. Consulta la guía de contratos con espacios.
- ¿El precio puede subir? ¿Los precios del presupuesto son firmes o están sujetos a actualización por IPC? ¿Hasta cuándo son válidos?
- ¿Qué no está incluido en el precio? Montaje/desmontaje, limpieza, seguro de responsabilidad civil, vajilla especial, manteles, centros de mesa... Los "extras no incluidos" pueden sumar 1.000-3.000€ al presupuesto.
- ¿Necesito un seguro de responsabilidad civil? Muchos espacios lo exigen. Cuesta 100-300€ y cubre daños a terceros.
Sobre proveedores externos
- ¿Puedo traer mis propios proveedores? Fotógrafo, florista, DJ, iluminación... Algunos espacios imponen proveedores exclusivos o cobran comisión a los externos. Consulta si se puede negociar con proveedores.
- ¿Hay un coordinador de espacio el día de la boda? ¿Quién será mi contacto el día D? ¿El espacio proporciona coordinación o necesito un wedding planner?
Consejo final
Pedid TODO por escrito. Lo que se habla en una visita y no se refleja en el contrato no existe legalmente. Si el espacio os dice que "sí, la música puede ser hasta las 3" pero el contrato dice "hasta las 00:00h", lo que vale es el contrato. Antes de firmar, revisad la guía de contratos con espacios y usad la calculadora de presupuesto para aseguraros de que los números cuadran.